Information System Project Succes

Keberhasilan implementasi di temukan untuk memenuhi tehnikal aspek dari system dengan pemahaman terhadap kunci organisasi dan perilaku yng dinamik..

 

Information System Project Failure

Pada tahapan implementasi, system yang telah dikembangkan akan dioperasikan dan dijalankan oleh seluruh user.Elemen utama pengimplementasian sistem adalah sistem instalasi dan konversi, penerimaan user terhadap testing dan training. Jika prosedur testing dipotong agar tidak kehilangan waktu, maka kegagalan akan terjadi.

Implementasi proyek merupakan pemakain dari resources yang telah dikumpulkan terhadap akktivitas penjadwalan pada tahapan perencanaan suatu proyek. Pertimbangan utama adalah bahwa perencanaan proyek tidak kaku dan selalu ada kebutuhan untuk mengubah perencanaan untuk menyesuaikan perencanaan dengan realitas yang telah dipahami.

Tehnikal validity mengacu pada akurasi sitem dalam melakukan pekerjaannya . Validitas perusahaan harus dilakukan terhadap orang yang akan menggunakan sistem. Sistem dapat secara tekis valid, tetapi ada beberapa alasan user tidak mau menggunakan mereka seperti kesulitan dalam menggunakannya, maka sistem akan menjadi tidak berguna.Efektivitas perusahaan merupakan hal yang menyangkup bagaimana sistem memberikan kontribusi terhadap performansi yang lebih baik terhadap organisasi. Element sistem informasi berati membawa keputusan yang lebih baik, tetapi kualitas pembuatan keputusan sangat tidak mungkin diukur kecuali dalam lingkup yang lebih sempit. Kentungan biasanya diguakan untuk mengukur efektivitas, tetapi juga tudak hanya salah satu faktor pertanggung jawaban untuk mengubah keuntungan.Sebenarnya pengukuran yang terbaik dari efektivitas sistem informasi tergantung pada penggunaannya. Sistem yang digunakan biasanya berhasil, walaupun mungkin menimbulkan beberapa masalah.

 

 

Lyytenin dan Hirschheim mengidentifikasikan kategori kegagalan proyek:

1. Corresponding failure

Merupakan kegagalan system dalam mencapai tujuan yang telah dirancang. Hal ini merupakan kegagalan teknis sehingga program computer tidak melakukan hal yang dimaksud

1. Process Failure

Merupakan kegagalan untuk membawa system proyek agar sesuai dengan waktu dan biaya. Sistem mungkin secara teknis bekerja tetapi secara ekonomi tidak sesuai atau tidak sesuai dengan bisnis proses.

1. Interaction failure

Terjadi ketika suatu system tidak digunakan sebanyak apa yang direncakan. Ini dapat terjadi ketika suatu sistem dibangun agar sesuai dengan spesifikasi teknis waktu dan anggaran biaya tetapi tidak memenuhi hal yang diingikan user tidak dilakukan. Hal ini dapat terjadi karena beberapa dugaan pada operasi yang lama atau karena perencanaan design system tidak efektif dan tidak seusuai dengan masalah.

1. Expectation failured

Terjadi ketika syatem tidak sesuai dengan harapan stakeholder. Sistem mungkin berjalan secara teknis, dalam anggaran biaya dan waktu yang tepat, tetapi mungkin tidak melakukan pekerjaanya seperti manajeman harapkan

 

Penyebab kegagalan suatu proyek dapat dikelompokkan atas : pelunasan ekonomi yang tidak memadai, factor phisikologi, factor social dan factor perusahaan yang berhubungan dengan dukungan politik.

 

Primary Reaons for Information System Project Failure

1. Kurangnya keterlibatan Client

Ada dua alasan mengapa keterlibatan client sangat diperlukan dalam keberhasilan proyek

1. • System analyst membutuhkan input user untuk mengidentifikasi bisnis system dan masalah dalam bisnis problem
   • Project tidak akan berjalan bila user tidak menngunakan system komputer

 

Bila user telah dilibatkan dalam mngidentifikasi masalah system komputer dan telah berkonsultasi tentan solusi yang di ajukan, akan ada kemungkinan yang lebih besar mereka akan menerima proyek.

Pengalaman kepemimpinan Amoako-Gyampah dan White untuk mendukung setiap tahapan , melibatkan beberapa alasan user consensus:

· Memastikan project manager highly visible

· Melibatkan orang dengan ketrtarikan pribadi dalam project outcome dalam project design

· Mengidentifikasi user lebih cepat untuk mencegah konflik

· Mengijinkan user untuk membuat sugesti dan memberikan mereka feedback

· Menghilangkan hambatan komunikasi antara system developer dan user group

·  Membuat project team lebih bertanggung jawab untuk menjaga beberapa pihak yang dipengarui dari proses project

· Menggunakan survey untuk mendapatkan umpan balik

 

 

1. Kurangnya dukungan top manajemen

Project memiliki kesulitan jika mereka tidak didukung oleh top manajemen. Kepemimpinan proyek juga sangat penting , tetapi keuntungan dari sudut pandang tingkat atas, dengan control dan dukungan dana, sangat dibutuhkan untuk keberhasilan proyek.

Implementasi kebutuhan team juga sangat dibutuhkan untuk untuk mengembangkna team building dan kerjasamanya untuk berhasil. Keberhasilan tema melibatkan misi, pemehaman dari keterkaitan setiap element, keterpaduan system dan berbagi antusiasme dan kepercayaan antara team. Team proyek haruslah flexibe. Juga harus dapat menjaga informasi

.

1. Kurang jelasnya project definition

Suatu perancanaan proyek yang detail haruslah di kembangkan, mendefenisikan system, user requirements dan system requirement. Bagian dari perencanaan ini merupakan suaru pernyataan yang jelas dari tujuan bisnis dari system yang di ajukan.

Sistem definition harus harusnya mengidentifikasikan team proyek, melibatkan pemimpinnya.Anggota team harus di gambarkan dari area functional. Aliran informasi harus di tentukan dan kebijakan harus dinyatakan,

User requirements melibatkan pengukuran performansi. Pengukuran ini dibutuhkan untuk menentukan penerimaan dari product final. Untuk alasan yang legal, sama seperti keterlanjutan operational, sangat bijaksana untuk memiliki dokumentasi. Dokumentasi ini menjadi referensi untuk menyelesaikan isue yang terjadi selama pengerjaan proyek.

System requrements dikembangkan dari user requirement. Sistem requirement harus secara jelas menyatakan output dari system secara tehnikal. Spesifikasi

sistem informasi melibatkan hal berikut:

1. • Kompatibel dengan sistem yang lebih jelas
   • Modul yang dapat bergabung dengan modul yang telah ada
   • Pengukuran biaya efektifitas
   • Standart sistem reabilitas
   • Prosedur pemeliharaan
   • Test standart

 

 

Quality Contol in Project Implementation

Quality Control merupakan elemen yang penting dalam pengimplemenatasian proyek. Manajemen dan control dari kualitas software dipelajari oleh Phan, George dan Vogek menngunakan IBM’s OS/400 R.I dalam periode 1986-1988.

Kunci penting untuk menentukan level dari kualitas software diidentifikasi oleh Phan, George dan Vogel adalah:

• Kualitas tujuan yang telah didefenisikan dengan jelas
• Management yang baik terhadap code yang reusable
• Kualitas yang baik terhadap perencanaan dan control
• Feedback yang efektif

Tingkat kualitas dalam operasi ditentukan dari kualitas input, produksi yang hati-hati dan lingkungan testing yang realistis dan feedback dari user.

 

The Decission to Outsources

Outsourcing dalam konteks system informasi merupakan pembayaran yang lain terhadap pengembangan system informasi. Dasar aturannya adalah bahwa organisasi tidak meng-outsources pegawai inti operasional yang dilibatkan di inti persaingan atau hal yang merupakan kunci dari strategi bisnis mereka.

Alasan perusahaan melakukan outsourcing adalah kecepatan dan uang. Perusahaan dapat memotong biaya dan waktu pengembangan proyek dan juga dapat memotong resiko yang lebih kecil, berdasarkan perusahaan penyedia untuk pengubahan teknologi yang lebih cepat.Boathm, Heass dan Munch mendiskusikan bahwa kondisi yang cocok untuk melakukan outsourcing adalah industri farmasi. Seperti pada industri lainnya, perusahaan farmasi menemukan bahwa sangatlah produktif untuk mengimplementasikan perubahan teknologi agar bisnis mereka lebih efektif dan efisien. Keberhasilan organisasi virtual haruslah mendefenisikan secara jelas kompetensi yang mereka butuhkan terhadap pertumbuhan, pengembangan keahlian di daerah tesebut meng-outsources aktivitas non-core terhadap para ahli. Konrak biasanya mengurangi waktu implementasi dan dapat menghasilakn peningkatan kemampuan dalam kualitas produk yang lebih baik karena provider yang lebih baik. Perusahaan yang melakukan outsource memiliki keuntungan dalam kemampuan untuk membatasi resources pada area strategi yang lebih penting bagi perusahaan.

Analisa requirement merupakan tahapan yang baik untuk mempertimbangkan pilihan outsource. Bila proyek melibatkan skill yang tidak dikembangkan perusahaan, outsourcing merupakan pilihan yang harus dipertimbangkan.

Outsourcing dapat dilakukan pada beberapa level.Suatu perusahaan dapat melakukan outsource pada operasi yang spesifik, atau dapat melakukan outsource terhadap manajemen sistem informasi. Keputusan untuk mengganti management sistem informasi dapat menjadi lebih efektif dari segi biaya dan dapat menghasilkan akses ke teknologi yang lebih baru.Outsource juga dapat menimbulkan resiko.Sebagai contoh, bila keseluruhan perusahaan di outsource, perusahaan menempatkan keseluruhan operasi sistem informasi mereka ditangan pihak lain.Bila sesuatu tidak berjalan dengan baik, biaya pengembangan atau alternatif mendapatkan fasilitas informasi akan sangat mahal.

 

Training

Tujuan dari training user adalah untuk mengajarkan user bagaimana untuk mengoperasikan , memelihara dan merawar system yang baru. Perencanaan training(pelatihan) melibatkan identifikasi kebutuhan material, orang untuk melatihs, dan kebutuhan tehnik pengajaran. Sangatlah baik untuk melibatkan user dalam perencanaan ini. Training harus menunjukkan bagaimana system sesuai dengan keseluruhan system informasi. Semua user yang di pengaruhi oleh harus dilibatkan dalam program training, dimana harus mengarah dan menunjuk terhadap user tidak hanya bagaimana sistem bekerja, tetapi bagaimana berkontribusi terhadap keseluruhan organisasi.

Melatih user merupakan hal yang penting dalam keberhasilan proyek sistem informasi. Training user memiliki 2 tujuan: menunjukkan user bagaimana untuk menggunakan sistem, dan mendemontrasikan keuntungan dari sistem baru terhadap user agar mencapai dukungan terhadap mereka.

 

Project Implementation

Testing terhadap user biasanya dilakukan sebelum instalasi. Idelanya, perusahaan dilibatkan dalam testing dalam pengemabangan proyek.Hal ini dapat mengidentifikasi masalah dengan cepat sehingga tidak mengakibatkan kerusakan.Instalasi sistem informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara.Strategi alternatif melibatkan paralel instalasi, opersi pilot dan pendekatan cold-turkey. Instalasi paralel dijalankan dimana sistem baru dijalankan paralel dengan sistem lama. Hal ini merupakan pendekatan yang sangat sulit karena rsoures ang dibutuhkan untuk mengopersiakn kedu asistem , tetapi merukan pendekatan yang paing aman. Pendekatan pilot operation menjalankan sistem baru dalam jangka waktu yang terbatas. Pendekatan cold turkey memerlukan kepercayaan terhadap sistem yang baru menarik sistem yang lama dan menjalankan sistem yang baru. Pendekatan ini tidak direkomondasikan bila dapat dicegah.